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仕事で一生懸命説明しているのに、相手にうまく伝わらないと感じることがあります。
丁寧に話しているつもりでも、途中で相手の表情が曇ったり、結局何が言いたいのかと聞かれたりすると、自信をなくしてしまいます😌💼
仕事で説明が伝わりにくい人は、話し方そのものよりも、話す前の結論の出し方を見直すことで改善しやすくなります。
説明が伝わらない原因は、言葉が足りないことだけではありません。
情報をたくさん伝えようとするほど、結論が後ろに回り、相手が何を聞けばよいのか分からなくなることがあります。
経緯、背景、理由、補足を順番に話しているうちに、肝心の結論がぼやけてしまうこともあります📝✨
大切なのは、詳しく話す前に、相手に何を受け取ってほしいのかを一文で決めることです。
仕事の説明では、正確さも大切です。
ただ、正確に話そうとしすぎて結論が見えなくなると、相手は判断しづらくなります。
結論、理由、必要な判断、次の行動を分けて整理しながら、伝わりやすい説明の形を作っていきましょう😊🌿
結論を先に出すために何を決めてほしいのかを考える
説明が長くなりやすい人は、話し始める前に自分が伝えたい内容をすべて並べようとします。
けれど、仕事の会話では、相手が求めているのは情報の量ではなく、判断しやすい形になった結論であることが多いです😌🔍
最初に確認したいのは、相手に何を決めてほしいのかという点です。
承認してほしいのか。
相談に乗ってほしいのか。
方向性を確認してほしいのか。
状況を共有したいだけなのか。
目的が違えば、出すべき結論も変わります😊✨
- 承認が必要な話なのか
- 相談したい話なのか
- 報告だけでよい話なのか
- 相手に判断してほしい内容は何か
目的が曖昧なまま話すと、相手はどこに注目すればよいのか分かりません。
自分では丁寧に説明しているつもりでも、相手から見ると話の出口が見えない状態になります。
結論を出す前に、相手に求める反応を決めておくことが、伝わる説明の土台になります。
話し始める前に、目的を一つに絞りましょう🌿
経緯を話す前に今どうしたいのかを一文にする
説明が伝わりにくい場面では、経緯から話し始めてしまうことがよくあります。
最初にこういうことがあり、その後こうなって、別の人からこう言われて、今こういう状況です。
流れとしては正しくても、相手は途中で結論を探しながら聞くことになります😌💬
仕事の説明では、経緯より先に、今どうしたいのかを一文で伝えると分かりやすくなります。
この案件は一度方向性を確認したいです。
納期を一日延ばせるか相談したいです。
この案で進めてよいか判断をお願いします。
このように最初に結論があると、相手は話の目的を理解したうえで聞けます📝✨
- この件で相談したいことがあります
- 結論としてはA案で進めたいです
- 判断いただきたい点は納期です
- 共有したいのは進捗の遅れです
経緯を話してはいけないわけではありません。
ただ、結論の前に経緯が長くなると、重要な情報と補足情報の区別がつきにくくなります。
先に結論を置くことで、経緯は相手が理解するための補足として機能しやすくなります。
まず出口を示し、その後に背景を説明しましょう😊🌸
相手が知りたい順番に並べ替える
説明が伝わりにくい人は、自分が考えた順番で話してしまうことがあります。
調べた順番、悩んだ順番、作業した順番で話すと、自分には自然でも、相手には遠回りに聞こえる場合があります😌📄
伝わる説明に変えるには、自分が話しやすい順番ではなく、相手が判断しやすい順番に並べ替えることが大切です。
上司なら、結論、判断が必要な点、影響、対応案を知りたいかもしれません。
同僚なら、今どこまで進んでいて、何を手伝えばよいのかを知りたいかもしれません。
お客様なら、結果、理由、今後の対応を早く知りたいことがあります😊✨
- 相手が最初に知りたいこと
- 判断に必要な情報
- 後から補足すればよい情報
- 今すぐ不要な細かい経緯
自分の中では重要に感じる細かい事情も、相手にとっては後でよい情報かもしれません。
最初に全部伝えようとすると、相手の理解が追いつかなくなります。
説明は情報をすべて出すことではなく、相手が判断できる順番に整えることです。
相手の立場から、聞きたい順番を考えてみましょう🌿
理由を増やしすぎず一番大きい根拠に絞る
説明を分かりやすくしようとして、理由をたくさん並べてしまうことがあります。
この理由もあります、あの事情もあります、念のためこれも伝えておきます。
丁寧に見えても、理由が多すぎると、結局どれが一番重要なのか分かりにくくなります😌🧠
結論を伝えるときは、最初に一番大きい根拠を一つか二つに絞ると相手が理解しやすくなります。
納期を延ばしたいなら、なぜ延ばす必要があるのか。
案を変更したいなら、どのリスクが大きいのか。
追加確認が必要なら、何が未確定なのか。
理由を絞ることで、話の軸がぶれにくくなります📝✨
- 結論を支える一番大きな理由
- 相手の判断に必要な根拠
- 数字や事実で説明できる材料
- 後から聞かれたら補足する情報
理由を少なくすることは、説明を雑にすることではありません。
重要度の高いものから伝えることで、相手が理解しやすくなります。
伝わる説明では、理由の数よりも、結論と理由がまっすぐつながっていることが大切です。
補足は必要なときに足すくらいの意識で整えましょう😊🌸
曖昧な結論を避けて選択肢とおすすめを分ける
仕事の説明で伝わりにくくなる原因の一つに、結論が曖昧なまま終わることがあります。
Aもありそうですし、Bも考えられます。
状況によってはCもあります。
このように選択肢だけを並べると、相手はどれを選べばよいのか迷ってしまいます😌⚖️
選択肢を出すときは、最後に自分のおすすめや判断軸を添えることが大切です。
A案は早く進められますが品質面に不安があります。
B案は時間がかかりますが、リスクを抑えられます。
今回は品質を優先したいため、B案で進めるのがよいと考えています。
ここまで言えると、相手は判断しやすくなります😊✨
- 選択肢を並べる
- それぞれのメリットと不安点を短く伝える
- 自分のおすすめを示す
- 相手に判断してほしい点を明確にする
自分の意見を出すのが不安で、選択肢だけを提示したくなることもあります。
けれど、仕事では情報を集めるだけでなく、自分なりの整理を添えることが求められる場面があります。
結論は一つに決めきれない場合でも、判断軸とおすすめを示すだけで説明の伝わり方は変わります。
相手に丸投げせず、考えた結果を添えましょう🌿
最後に相手の次の行動をはっきりさせる
説明が終わったあと、相手が何をすればよいのか分からない状態になることがあります。
確認してほしいのか、承認してほしいのか、意見がほしいのか、ただ共有しただけなのか。
ここが曖昧だと、説明自体は伝わっていても仕事が前に進みにくくなります😌📌
説明の最後には、相手にお願いしたい次の行動を具体的に伝えましょう。
今日中に確認をお願いします。
A案で進めてよいか判断をお願いします。
懸念点があれば教えてください。
この内容でお客様へ送ってよいか見てください。
最後の一言があるだけで、相手は動きやすくなります📝✨
- いつまでに返事がほしいのか
- 何を確認してほしいのか
- 承認が必要なのか
- 意見だけほしいのか
説明は、話して終わりではありません。
仕事では、その後に相手が判断し、確認し、行動することで前に進みます。
結論と次の行動がセットになると、説明は伝えるだけでなく仕事を動かす力になります。
最後の一文まで準備しておきましょう😊🌸
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結論の出し方を変えると説明は伝わりやすくなる
仕事で説明が伝わりにくいと感じると、話し方や語彙力の問題だと思ってしまうことがあります。
もちろん話し方も大切ですが、それ以上に重要なのは、話す前に結論をどう整理しているかです😌🌿
相手に何を決めてほしいのかを考える。
経緯より先に今どうしたいのかを一文にする。
相手が知りたい順番に並べ替える。
理由を増やしすぎず、選択肢にはおすすめを添える。
最後に相手の次の行動をはっきりさせることが大切です📝✨
説明がうまい人は、たくさん話す人ではなく、相手が判断しやすい結論を先に用意できる人です。
詳しく話すことより、まず何を伝えたいのかを絞る。
その工夫だけでも、相手の理解は変わりやすくなります。
伝わる説明は、才能ではなく準備で変えられます。
話し始める前に結論を一文で決めること。
その小さな習慣が、報告、相談、会議、メールのすべてで役立つ伝え方につながります😊🌸
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